Secrétariat téléphonique

Nos services sont en télétravail, ce qui permet d’offrir des services à moindre coûts dans un premier temps, mais également d’avoir une équipe stable, travaillant de chez soi, dans un environnement serein et calme. Nos services téléphoniques et informatiques nous permettent de les superviser à distance, via une console de supervision, de les écouter et d’enregistrer leurs conversations. Donc nous répondons aux différentes questions pour lesquelles vous nous aurez missionnées et informées.

Lorsque vous externalisez votre standard chez nous, cela sous-entend que nous devons nous substituer et répondre à votre accueil téléphonique tel que cela serait fait dans vos locaux. Nous prenons en compte votre secteur d’activité, vos consignes, vos process, vos habitudes, cela dans le but que le client ne s’aperçoive à aucun moment qu’il puisse s’agir d’un secrétariat externalisé. 

Nous collaborons sur vos agendas ou nous mettons à disposition un agenda partageable et consultable depuis n’importe quelle connexion internet (y compris depuis Smartphone ou tablette.) 

Donc lorsqu’un client nous appelle, nous pouvons:

- Prendre le message et les coordonnées pour vous renvoyer le tout par mail, 
- L’informer à quel moment vous serez disponible, 
- Transférer des appels à vos collaborateurs, 
- Lui proposer un rdv via l’agenda, 
- Lui donner vos coordonnées mails, site internet, vos prestations etc… 
- Nous effectuons des appels sortants à la demande de nos clients ( relance facturation, devis, rappel de rdv, annulation rdv, demande d’informations, confirmation…etc.) 

Nous pouvons également traiter vos mails en votre nom et répondre aux demandes d’informations, rappeler les clients ou prospect qui le demandent par mail pour leur fixer des rdv ou bien leur envoyer des plaquettes, devis ou factures. 

Chaque appel reçu et traité donne lieu à un message envoyé par mail(inclut dans le tarif à l’appel ou le pack forfait), ou sous forme de tableau envoyé matin et soir, selon vos désirs et besoins. 
Vos clients sont accueilli avec un pré-décroché personnalisé, nous créons une fiche à chaque appel, permettant ainsi une reconnaissance individuelle, de chaque client. Vous pouvez tout à fait transférer plusieurs numéros sur une même ligne, ou bien avoir plusieurs numéros sur plusieurs lignes toutes personnalisées. 
Chaque ouverture de ligne est personnalisée à votre nom, avec message d’accueil et musique. 

Nos horaires d’ouvertures sont du lundi au samedi de 8h à 20h Chaque fin de mois nous vous remettons un journal d’appels sous Excel, contenant le n° de l’appelant, la date, l’heure, la durée de la conversation et la télésecrétaire ayant traité l’appel, vous offrant une transparence totale sur les appels traités en votre nom.